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如何做好医药零售行业的仓储管理-什么是发运订单？如何保证药品安全、准确出库?
第二章：如何做好医药零售行业的仓储管理-什么是发运订单？如何保证药品安全、准确出库?
讲师：黄士杰
药品仓库需要遵守GSP对医药批发企业的管理规范，其中出库环节需按照GSP“第十二节 出库”保证药品按照销售记录及时、准确出库。
一、案例名称
如何保证药品安全、准确出库?
二、重点提要
1.如何保证药品安全、准确出库?
2. 特殊药品出库的作业重点
3. 药品拼箱发货需要注意的地方
4. 如何应对新药铺货?
5. 了解直调药品出库管理
三、案例
1、案例描述
某医药零售企业上海分公司在上海有近30家门店，上海分公司下医药物流中心B负责对上海各家门店进行药品配送，其药品出库峰值达到10000箱，药品出库差错率控制在0.01%以内。出库作业分为整箱出库和拆零拼箱出库。
药品仓库按照出库单进行拣货，并对待出库药品进行数量、质量复核，复核无误后进行打包发货。管理重点在于规范作业，确保出库药品符合质量标准，杜绝不合格药品流出，并保证药品出库准确性。在库药品应按照“先产先出”“近效期先出”“按批号发货”原则出库。
图2.3.1 药品出库流程
2、案例分析
保证药品安全、准确出库
1)药品出库应遵循“先产先出”“近效期先出”“按批号发货” 的原则
上海分公司下医药物流中心B使用的是库存“近效期先出”或按批号出库的规则，以近效期先出为基础，然后考虑按批号发货。
一般在药品发货过程中，应按照药品批号集中发货并进行出库质量复核，保证发出药品能够按照批号进行准确的追踪，必要时可将售出药品及时，完整、准确地召回。
仓库在根据门店订单进行库存批次配货时，应将发货药品的批号尽量集中，尽量减少同一品种在同一笔发货的批号数，提高有效的质量保证，降低质量追溯难度。
当然，也有个别门店在要货时特别要求某药品的某批次，那么需要单独拣货出库。
2)有效降低出库差错
上海分公司下医药物流中心B出库复核的差错率在0.01%，是非常低的差错率。医药物流中心进行药品出库时要特别注意作业的准确性，降低药品出库过程的差错。
引起出库差错的主要原因 是：
复核员没有按照出库复核单逐项、逐批次复核，严格把关;
仓管员对入库药品未及时准确上架和按批号存放，造成不同批号或生产厂家的药品混放，使得发货产生差错;
发运订单没有说明清楚详细出库要求或药品批次、厂家要求等;
出库配货时，订单员没有关注某些门店提出的特别附加出库要求，比如只要某厂商的某药品，或者某批次的药品，或者某个有效期之前的药品等。
对于出库差错有效的应对措施 是：
规范发运订单的书写信息，要求ERP提供或销售人员、开单人员填写详细的要货信息;
仓管员对库存信息要准确，保证上架时上架信息准确，建议熟练RF上架;不允许混品类、混批次存放;
库存要定期清点、整理;
3)重点保证出库复核质量
复核员在拿到拣货出来的商品，按出库复核单复核实物，进行数量、药品SKU、批次的核对以及质量检查，并做好复核记录。
出库复核需要把握的要点 是：
整箱药品的复核，要注意包装的完好性;
拆零拼箱药品需要对照出库单对所涉及药品逐SKU、逐批号进行复核;复核无误后，需要在拼箱内附拼箱单，然后封箱并贴上醒目的拼箱标记，防止发货差错;
复核通过后，出具出库复核记录，并由复核人签名或盖章;
特别的，对于对温湿度有特别要求的药品应该在最短时间内复核发货，并采取降温、防寒等措施。
复核时如果发现以下问题停止发货 ：
药品包装内有异常响动或液体渗漏;
外包装出现破损、封口不牢、衬垫不实、封条严重损坏等现象;
包装标识模糊不清、污染、脱落;
药品已超出有效期;
怀疑质量变化的品种;
受到环境污染的药品，比如虫蛀、鼠咬怀疑的药品;
药监部门通知暂停销售的品种。
4)规范包装，保证药品安全
包装员在进行药品包装时要注意：
液体药品不要同固体药品混装;
易挥发、易污染、易破碎药品不应与一般药品混装;
药品拼箱后的包装要完整、牢固、无积压、无松动;
需冷藏药品不准与其他药品拼箱，要单独装入冷藏箱内;
如果门店需求中涉及对于药品拼箱包装的有关要求，需要特别对待。
5)各岗位各尽其责
药品发货作业涉及订单员、拣货员、复核员、包装员、发货员等多个岗位人员，各岗位各尽其责。
订单员负责获取各门店货主提交的发运订单，并生成出库单，下发拣货任务给拣货员;
拣货员使用RF 扫描订单号，按订单进行拣货操作;
复核员将拣下来的货进行复核，并使用RF复核确认操作，并交接给发货员;
包装员需要按照药品的特性要求进行规范包装，特别是药品拼箱后的包装;
发货员进行打包、称重，并将货物与随货同行单一起交给配送单位，其中随货同行单必须加盖企业药品出库专用章。
什么是发运订单？发运订单是货主对仓库中存储的产品，给予的出货要求文件。它记录所要求出库发运的每种商品的数量和每次送货的目的地，以及其他附加出库要求。发运订单是出库流程中必不可少的操作依据，可以通过不同方式来创建。
特殊管理药品的出库复核重点
上海分公司下医药物流中心B存储的药品包括一些含麻黄碱类复方制剂(比如复方甘草片、复方福尔可定口服液)、胰岛素类制剂等，这些都属于特殊管理的药品。特殊管理的药品在出库时需要双人复核，出库单和复核记录上必须二人核对签字。
药品拆零拼箱作业要点
1)拆零拼箱作业流程解析
图2.3.2 药品拆零销售登记表
拣货员根据拼箱拣货单进行拣货，并将拆零药品送至专门的拼箱工作台;
包装员要根据拼箱单将需要装箱的多个不同药品进行包装，清点数量，放入包装箱内;
复核员要按出库单内容逐项核对药品的品名、规格、批号、有效期、生产企业、数量等，并检查药品质量、包装;
核对无误后，复核员封箱并贴上拼箱标签，并签字或盖章 。
2)拆零作业需要注意的地方
拆零药品应在零货区进行;
拆零药品必须逐笔进行，一种药品拆零完毕后进行另外一种药品的拆零;
拆零作业时需要对整箱内药品品类、数量、规格、外观进行确认，无异常方可拆零。
3)拼箱作业需要注意的地方
应尽量将同一品种的不同批号或规格的药品拼装到同一个拼箱内 ;
液态药品不得与固体药品拼箱;
需冷藏药品不允许与一般药品拼箱;
易串味、相互容易发生化学反应、标志相近等药品应分开拼箱;
拼箱完毕后，内附拼箱单，封箱口，粘贴拼箱标志;
拼箱单上详细注明药品名称、规格、生产厂家、批号与数量，做到准确无误。
如何应对新药铺货？
所谓铺货就是在限定时间内把药品摆进药店柜台销售。新药铺货的特点就是以最快的速度，在第一时间把货上架到所有门店进行销售。一般新药铺货由采购部发起，仓储部门配合，门店管理部执行。
面对新药的快速铺货，往往需要仓库的越库管理 。即：货物从进货月台进货后，直接到出货月台至配送货车上出货，没有入库、储存、拣货等作业。越库作业有下列优点：
减少入库、储存、拣货等作业的时间，加快商品的流通速度;
减少固定成本，减少仓储设施与仓库空间，减少固定成本投入;
减少入库理货费、储保费和出库理货费等成本，减少变动成本。
直调药品出库管理
一般药品零售企业在门店与门店之间存在着直调模式（企业内部称为调拨） ，一般由两家门店线下提前沟通，然后发起调拨申请，门店管理部审批，被调拨门店收到调拨单后执行，具体到每家企业可以根据情况指定本企业具体的直调流程，系统保存记录时间为5年即可。需要注意的是：门店店间直调拨要有门店管理部进行审核批准，被调拨门店要同意直调，然后生成直调单，门店库存减少，门店药师按直调单将相关药品进行复核打包，待配送中心收货送达直调门店。
3、能力拓展
复核员岗位职责
按照出库单逐品逐批核对出库药品的品名、规格、批号、数量等;
认真检查药品质量、包装是否完好、标志是否清晰，保证出库药品质量;
做好复核记录。
包装员岗位职责
对复核员复核过的商品根据公司规定要求进行逐单打包;
打包过程中，包装员需特别注意商品对包装材料中否有要求，根据商品进行合理包装，预防因包装问题导致商品损坏;合理使用包装材料，不得混用快递装袋;
打包过程中，包装员需仔细检查商品及外包装是否有破损情况，如果发现问题，需及时上报处理;
针对打包好的商品，包装员必须贴好快递面单，注意封口，要符合快递发运要求;
包装员需将已打好的快递包裹按顺序摆放，做好称重前期工作;
包装员在每天下班前需做好本区域的卫生管理工作。
分拣员岗位职责
根据配货单，分拣员需严格按公司规定要求进行准确、按时完成分配的拣货任务，对拣货的准确性负责;
拣货过程中，分拣员如果发现批号、规格等异常时，需及时向仓库管理人员上报;
拣货过程中，分拣员需爱护拣货工具(推车)，保证拣货区整洁卫生;
分拣员需积极参加公司组织培训，不断探索提高配货准确率及工作效率，对作业流程优化提出建议，按时高效完成拣货任务。
四、考核试题
1. 开放性试题
描述下拆零拼箱作业要点。
2. 客观性试题
单选题
门店之间的药品调拨是从门店直接发货给调货门店的吗?
A 对 B 错
多选题
在库药品应按照什么规则出库?
A 先产先出 B近效期先出 C按批次发货 D 按订单号发货
判断题
应尽量将同一品种的不同批号或规格的药品拼装到同一个拼箱内;